Eén team Huisvesting

We vragen Robert-Jan eerst om zichzelf voor te stellen. Robert-Jan: “Ik ben een echte Schiedammer, getrouwd en vader van drie kinderen. Mijn roots liggen in het vastgoed. Ik ben begonnen als makelaar, maar na een jaar of zeven ben ik mij meer gaan richten op vastgoed. Waarbij ik verschillende teams aanstuurde op het gebied van vastgoed. Dat deed ik onder andere voor een vastgoedbeheerorganisatie in Rotterdam. Een aantal jaar geleden heb ik de overstap gemaakt naar de gemeente Schiedam. Daar was ik als procesmanager en teammanager medeverantwoordelijk voor het beheer van het gemeentelijk vastgoed.”

“Ik vind het belangrijk om het team te stimuleren om samen verder te komen.”

“Grappig eigenlijk,” onderbreekt Robert-Jan zijn verhaal. “Als je wordt gevraagd om wat over jezelf te vertellen, gaat het al snel over op wat je doet als werk. Maar je bent meer dan dat. Ik ben empathisch, heb een goed inleveringsvermogen en werk graag in teams. Deze vaardigheden helpen mij om een team te stimuleren en verder te helpen in de ontwikkeling. Dat vraagt deze functie ook van mij, we moeten het samen doen. Daarnaast ben ik van mening dat mijn werk maatschappelijk nut moet hebben. Als ik ga hemelen, wil ik toch iets hebben bijgedragen. Ook dat vind ik in deze functie.”

Waarom één team?

Het team Huisvesting waar Robert-Jan leiding aan geeft, is ontstaan uit een samenwerking van de schoolbesturen van Stichting Primo Schiedam, Stichting Wijzer en Siko. Alle drie de besturen hebben dagelijks te maken met uitdagingen rondom vastgoedonderhoud, renovatie, sloop- en nieuwbouw. Door de handen ineen te slaan en al deze huisvestingszaken door één team te laten oppakken, kan er efficiënter worden gewerkt, wordt expertise beter benut én kan er slimmer worden ingekocht. De tijd en het geld die daarmee worden bespaard, kunnen vervolgens aan het onderwijs en de kinderen worden besteed.

Het team Huisvesting heeft zo’n veertig scholen onder zijn hoede. Dat zijn ongeveer honderd schoolgebouwen, verspreid over de gemeenten Schiedam, Vlaardingen en Maassluis.

“Als team Huisvesting willen we bestuurders en directeuren ondersteunen in hun beslissingen over huisvestingszaken”

Robert-Jan: “Voor het merendeel van de bestuurders en schooldirecteuren zal gelden dat het verduurzamen of renoveren van panden niet het eerste is waar zij zich graag in verdiepen. Een uitzondering daargelaten. Dat is logisch, hun prioriteit ligt bij het bieden van goed onderwijs en dat is waar zij de meeste kennis over hebben. Toch moeten zij beslissingen nemen over huisvestingszaken. Als team Huisvesting willen we bestuurders en directeuren hierin nog meer gaan ondersteunen. Door onze kennis in te zetten en hun regelwerk uit handen te nemen, ontzorgen wij ze en kunnen zij zich meer richten op hun kerntaken.”

Wie zijn de mensen achter team Huisvesting?

Robert-Jan: “Martijn den Boer (huisvestingsadviseur) en Stefan Jansen (gebouwenbeheer) behandelden samen alle huisvestingszaken voor Stichting Primo. Dat was al hard werken. Toen zij de Wijzer-scholen erbij kregen, waren er steeds meer ballen om in de lucht te houden. Toen ook Siko aansloot, was de tijd rijp voor een professionaliseringsslag en versterking van het team. Ik kwam erbij om het team te leiden en bestuurders van adviezen te voorzien. Onze nieuwe collega Remco van Deijl houdt zich als coördinator beheer bezig met de dagelijkse meldingen. Binnenkort volgt er een vacature voor een projectleider die de nieuwbouwprojecten zal gaan trekken.”

Wat houdt het werk in?

“Ons werk is te verdelen in drie onderdelen,” legt Robert-Jan uit. “Allereerst verzorgen wij het beheer van schoolgebouwen. Lekt er een kraan of is er een wc verstopt, wij zorgen dat het wordt gerepareerd. Daarvoor gaan we contracten aan met loodgieters en andere vakmensen. Naast het coördineren van die werkzaamheden, begeleiden we uiteenlopende huisvestingsprojecten. Denk aan nieuwbouw, het verduurzamen van een schoolgebouw of de aanleg van ventilatiesystemen. Tot slot hebben we als team een bestuurlijke en adviserende rol. Zo zal ik namens het team overleggen met bestuurders om ze te adviseren over huisvestingszaken. Dat kan bijvoorbeeld gaan over de budgetten die nodig zijn, of over de vraag of huisvestingsplannen passen binnen de regelgeving. Ik onderhoud ook de contacten met de gemeenten en ga gesprekken aan met schooldirecteuren.”

Wat betekent dit in de praktijk?

Robert-Jan: “Stel, een school heeft last van een lekkende kraan. Vroeger appte, mailde of belde de conciërge dan met Martijn of Stefan. Al die meldingen kwamen versnipperd binnen. Dat ging meestal goed, maar er glipte ook weleens wat tussendoor. Om dat te voorkomen, vragen we scholen nu om hun melding te doen via ons softwaresysteem OCS Suite. Remco krijgt de melding binnen, laat via het systeem aan de school weten dat de melding wordt verwerkt, zet het probleem uit bij de aannemer en zorgt ervoor dat het wordt opgelost. Alle stappen zijn door de school te volgen binnen het systeem.

Dit proces helpt ons om klachten op een gestructureerde manier te monitoren. Zijn er bijvoorbeeld op diezelfde school in korte tijd nog tien andere lekkende kranen, dan kunnen we makkelijker constateren dat er blijkbaar is groters aan de hand is. Daardoor kunnen we sneller het onderliggende probleem aanpakken in plaats van dat we kortetermijnoplossingen blijven toepassen. Dit is niet alleen efficiënter, het bespaart ook geld dat veel beter aan de kinderen kan worden uitgegeven.

Dit is ook de reden dat we alleen nog meldingen via het systeem accepteren. Daar zijn we streng in en we komen dus ook niet meer in actie na een appje of een telefoontje tussendoor. Tenzij er een grote brand is natuurlijk, dan kunnen de scholen gebruikmaken van het noodnummer.

Iedereen moet er nog een beetje aan wennen. En ik merk ook dat we nog wat vertrouwen moeten winnen bij de scholen. We willen ze meenemen in de nieuwe manier van werken, en tegelijk dienstverlenend blijven als een melding invoeren niet in één keer lukt. Ook aan onze kant gaat er weleens wat mis. Het is een proces dat tijd en begrip vraagt aan beide kanten.

Team Huisvesting wil daarom ook structureler gaan overleggen met de schooldirecteuren. Tijdens die gesprekken kunnen we met elkaar doorlopen waar zij tegenaan lopen of waar ze behoefte aan hebben. In het verleden was daar geen tijd voor, waardoor de klussen opstroopten en er adhoc oplossingen gezocht moesten worden. Door de verbinding te zoeken, hoop ik dat we steeds meer dingen al aan de voorkant kunnen tackelen.”

“Directeur-bestuurders hoeven niet meer alles zelf in de gaten te houden en blijven wel goed geïnformeerd”

Wat merken de bestuurders?

“Ook directeur-bestuurders moeten voldoende informatie en bagage hebben om adequaat te kunnen inspelen op de huisvestingsvraagstukken. Het is aan ons om ze goed op de hoogte te houden. Dat zal onder andere gebeuren tijdens voortgangsgesprekken, waarin ik ze bijpraat over de voortgang van nieuwbouw of andere huisvestingsprojecten. Maar ik kan ze dan ook informeren over marktontwikkelingen, bijvoorbeeld als het gaat over ventilatie en duurzaamheid. Die ontwikkelingen gaan continu door, maar nu hoeven de directeur-bestuurders niet meer alles zelf in de gaten te houden. Ondertussen blijven ze wel goed geïnformeerd, waardoor ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen. Ze komen ook beter beslagen ten ijs, bijvoorbeeld in gesprekken met wethouders.”

Meer tijd om vooruit te kijken

Doordat er met team Huisvesting meer mensen zijn die kennis hebben van de laatste ontwikkelingen, wordt het makkelijker om vooruit te kijken en in te spelen op wat er in de toekomst nodig is. De tijd van het traditionele schoolgebouw waar je alleen terechtkunt voor onderwijs is voorbij. Een school staat midden in de wijk en wordt steeds meer een plek voor alle bewoners. Bij het bouwen en renoveren van schoolgebouwen zal daar steeds meer aandacht voor zijn.

Robert-Jan: “Dan hebben we het over een Integraal Kindcentrum (IKC). Om de plannen voor zo’n IKC te laten slagen, moeten partijen in de wijk, schoolbesturen en de gemeente meer met elkaar optrekken. Een goed voorbeeld van een project waar dat op dit moment al gebeurt, is dat van De Peperklip in Schiedam-Oost. Daar moet een nieuw schoolgebouw komen. De wijk is heel erg betrokken, waardoor de nieuwbouw veel meer zal zijn dan alleen een onderwijsplek. Het wordt een IKC met ruimte voor het wijkcentrum, kinderopvang, sport en ontspanning, en het medisch centrum. Die grote betrokkenheid is iets waar je in veel meer wijken naartoe wil. Hoe meer we een gezamenlijke droom uitdragen, hoe groter de stappen die je met elkaar kunt zetten.

Mijn focus zal komende tijd daarom vooral liggen op het verbinden. Van schoolbesturen, gemeenten, scholendirecteuren, maar ook binnen ons eigen team.”

Waar kijk je het meest naar uit?

“Met het nieuwe team Huisvesting gaan we van traditioneel vastgoedbeheer naar een gestroomlijnd projectbureau. Die stap kost tijd. Ik vind het belangrijk om eerst terug te gaan naar de basis. We moeten elkaar beter leren kennen, zodat we inzicht hebben in wie waar goed in is. Veel teambuilding dus en gesprekken om onze gezamenlijke koers te bepalen. Op de korte termijn kijk ik daarom vooral uit naar de ontwikkeling van ons team. Ik wil er een team van maken waarbinnen iedereen prettig samenwerkt en elkaar goed aanvoelt. Die fundering moet goed zijn, het is de basis voor alles wat nog gaat komen. We zijn er daarom al volop mee bezig.

Op de lange termijn kijk ik uit naar de IKC’s die straks het middelpunt van de wijk zijn. Plekken waar kinderen goed onderwijs krijgen en waar andere wijkbewoners ook veel baat bij hebben. En dat ik dan met trots kan zeggen dat ik daar een bijdrage aan heb mogen leveren.”

Denk jij nu, ik wil ook meedoen met Team Huisvesting, dan heb je nu de kans. Wij zoeken nog  een projectleider om ons team compleet te maken.